Digitalisation des processus financiers : Manutan automatise la comptabilité fournisseur du groupe grâce à Esker
28 Novembre 2019 - 06:02PM
Digitalisation des processus financiers : Manutan automatise la
comptabilité fournisseur du groupe grâce à Esker
Lyon, le 28 novembre 2019 — Esker, éditeur mondial de solutions
de digitalisation des processus administratifs et financiers basées
sur l’Intelligence Artificielle, a été choisi par Manutan, leader
européen du e-commerce BtoB, pour digitaliser son processus de
traitement des factures fournisseurs. Un projet réalisé au niveau
du Groupe dont les bénéfices touchent à la fois les équipes
comptables et celles en charge de la relation fournisseurs :
capacité de traitement des factures fournisseurs multipliée par
deux, réduction des délais de règlement et des litiges,
harmonisation des processus internes…
Le Groupe Manutan prévoit d’enrichir son catalogue à 1 million
de références sur son site e-commerce. En conséquence, le nombre de
ses factures fournisseurs à traiter devrait passer de 200 000 à 600
000 documents par an ; des volumes qui ne pourront continuer à être
gérés manuellement par les équipes actuelles. Le Groupe s’est donc
lancé dans un projet de digitalisation du traitement de ses
factures fournisseurs avec plusieurs objectifs :
- Répondre à l’augmentation du volume de factures à effectif
constant tout en gardant le même niveau de performance
- Revaloriser les missions des équipes comptables en les
orientant vers des tâches à plus forte valeur ajoutée
- Positionner la Direction financière comme acteur clé de la
digitalisation de l’entreprise
- Améliorer la relation fournisseurs en réduisant les délais de
paiement et les litiges
"La solution Esker est un véritable outil d’avenir pour les
ambitions du Groupe. La digitalisation de nos processus financiers
est un virage que nous ne voulions pas rater et nous avions besoin
d’une adhésion sans faille de toutes les équipes. Aujourd’hui, nous
sommes totalement convaincus par la solution : grâce aux tableaux
de bords, les valideurs peuvent visualiser et approuver les
factures en un clic." Sylvie Luchier, Responsable Process Finance
chez Manutan.
Après avoir été déployée en France et aux Pays-Bas par Esker, la
solution sera implémentée en totale autonomie par la DSI de Manutan
sur d’autres filiales du Groupe d’ici 2022 (Belgique, Suisse,
Allemagne, Portugal, Angleterre et Espagne).
Après seulement quelques mois d'utilisation, les premiers
objectifs sont déjà atteints : Manutan est passé de 30% à
80% de factures reçues par e-mail ; un taux de
dématérialisation important qui a permis d'optimiser la chaîne de
traitement, depuis la réception de la facture jusqu'à son
paiement.
Directement intégrée à l’ERP Microsoft Dynamics, la solution
permet aujourd’hui à Manutan d’automatiser le traitement de
l’ensemble de ses factures fournisseurs. Les principaux bénéfices
sont les suivants :
- Productivité multipliée par deux au sein de la
comptabilité fournisseurs avec une capacité de traitement
qui est passée, en France, de 32 000 à 57 000 factures annuelles
par personne, dont une partie en mode « Touchless* », c’est-à-dire
sans aucune intervention manuelle (45% en France et 65% aux
Pays-Bas).
- Amélioration de la visibilité et de la traçabilité à
tous les niveaux, et donc du pilotage de la comptabilité
fournisseurs (factures en retard, reste à faire…).
- Homogénéisation des processus de gestion au sein des
entités du Groupe.
- Réduction de moitié du nombre de valideurs
grâce à la mise en place du workflow de validation.
- Diminution du taux de litiges avec pour
objectif de rester en dessous de 4% : la mise en place du workflow
permet de fluidifier les échanges en interne et d’être plus réactif
dans le traitement des litiges sur la partie négoce.
- Réduction des délais de règlement qui permet
de négocier des escomptes auprès des fournisseurs.
- Gain réel en qualité de travail et revalorisation des
missions des équipes comptables qui peuvent désormais
passer plus de temps sur des tâches à plus forte valeur ajoutée
telles que l’analyse, le traitement des litiges… Deux ressources
ont notamment été réaffectées sur la saisie des encaissements
clients.
"Ce projet est une réussite. Nous avons aujourd’hui l’adhésion à
200% des équipes et la solution va révolutionner leur métier de
comptable. Mais les bénéfices sont bien plus larges au sein de
l’entreprise et se ressentent également auprès des acheteurs et des
fournisseurs qui reçoivent leur règlement dans les délais." Sylvie
Luchier, Responsable Process Finance chez Manutan
"Les bénéfices du projet sont déjà remarquables. Dès que nous
avons déployé la solution, nous avons aligné nos bonnes pratiques
sur le traitement des factures fournisseurs entre les différentes
entités du Groupe. Les KPI sont également partagés et nous pouvons
désormais faire des comparaisons sur des bases identiques. Hier,
nous gérions les factures manuellement et sans homogénéité, alors
qu’aujourd’hui nos processus sont en passe d’être totalement
harmonisés. C’est un bénéfice énorme en termes d’amélioration
continue et qui profitera à toutes les entités, puisqu’il s’agit
d’une solution Groupe." Cherif Bengourina, Finance/HR IT Manager
chez Manutan
* Touchless : factures intégrées automatiquement dans l’ERP sans
intervention manuelle
À propos de Manutan
Groupe familial créé en 1966, Manutan est le leader européen du
e-commerce BtoB, spécialisé dans la distribution multicanale
d’équipements pour les entreprises et les collectivités. Son offre
de produits et de services de qualité est l’une des plus larges
d’Europe, et lui permet de couvrir l’ensemble des besoins de ses
clients et de les accompagner dans l’optimisation de leurs achats
indirects. Avec 26 filiales implantées dans 17 pays d’Europe, le
Groupe compte plus de 2 200 collaborateurs et réalise un chiffre
d’affaires de 741 millions d’euros en 2017/18. Manutan France a été
labellisé Best Workplaces 2019 par Great Place to Work. Manutan
International est une société cotée sur Euronext Paris –
compartiment B - ISIN : FR0000032302-MAN.
À propos d’Esker
Leader mondial des solutions de digitalisation des processus
métiers, Esker accompagne les départements financiers et services
clients des entreprises dans leur transformation digitale en
automatisant leurs cycles de gestion Purchase-to-Pay et
Order-to-Cash. Basées sur l’Intelligence Artificielle (IA), les
solutions d’Esker permettent à 6000 clients dans le monde de gagner
en productivité, d’améliorer la visibilité sur leur activité et de
réduire les risques de fraude tout en renforçant la collaboration
avec leurs clients, leurs fournisseurs et leurs collaborateurs.
ETI française dont le siège social se situe à Lyon, Esker est
présente en Europe, en Amérique du Nord, en Asie/Pacifique et en
Amérique du Sud. Cotée sur Euronext GrowthTM à Paris (Code ISIN
FR0000035818), l’entreprise a réalisé 87 millions d’euros de
chiffre d’affaires en 2018 dont 62% à l’international.
- ESKER_Communiqué Manutan_Factures fournisseurs 281119
Esker (EU:ALESK)
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