CONVOCATION À L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ORDINAIRE 2022 D’IBA SA

CONVOCATION À L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ORDINAIRE 2022 D’IBA SA

- - MERCREDI 8 JUIN 2022 À 10H00 - -

Cher Actionnaire,

Nous avons l’honneur de vous convoquer à l’Assemblée Générale Ordinaire (l’« AGO ») des actionnaires d’IBA qui se tiendra le mercredi 8 juin 2022 à 10h00, pour délibérer sur l’ordre du jour détaillé ci-joint.

L’Assemblée Générale sera organisée à la fois en présentiel et de manière digitale. Les actionnaires qui le souhaitent pourront donc participer physiquement à l’Assemblée Générale. Alternativement, ceux qui le souhaitent pourront exercer leurs droits soit en accordant une procuration soit en participant et en votant en direct et de manière interactive à l’Assemblée Générale. La société continue de suivre de près les évolutions relatives aux mesures sanitaires et informera les actionnaires, par communiqué et sur son site internet, de toute évolution qui impacterait les modalités de tenue de l’Assemblée Générale (et qui pourrait être communiquée en temps utile).

Les actionnaires sont fortement invités à voter et renvoyer leur formulaire de procuration préalablement à l’AGO afin de faciliter le dépouillement des votes.

Toutes les procurations, contenant le sens du vote de l’actionnaire pour chaque point à l’ordre du jour, seront adressées exclusivement au Président de l’assemblée générale.

Vous trouverez l’ensemble des formalités de participation à l’AGO ainsi que les formulaires utiles en annexe à la présente convocation ainsi que sur notre site internet (https://iba-worldwide.com/), sur la page Investor relations > Legal informations > Shareholders’ meetings.

Pour toute question concernant la présente convocation, nous vous invitons à adresser un e-mail à shareholderrelations@iba-group.com.

Veuillez croire, cher Actionnaire, en nos plus sincères salutations.

________________________________Saint-Denis SAPrésident du Conseil d’administration(Représentant permanent : M. P. Mottet)

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ORDRE DU JOUR DE L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ORDINAIRE D’IBA SA DU MERCREDI 8 JUIN 2022 À 10H00

  1. Présentation et prise d’acte des comptes annuels et comptes consolidés arrêtés au 31 décembre 2021.

Ce point ne requiert pas de prise de décision et ne sera donc pas mis au vote.

  1. Présentation et prise d’acte du rapport de gestion sur les comptes annuels et comptes consolidés arrêtés au 31 décembre 2021.

Ce point ne requiert pas de prise de décision et ne sera donc pas mis au vote.

  1. Présentation et prise d’acte du rapport du commissaire sur les comptes annuels et consolidés arrêtés au 31 décembre 2021.

Ce point ne requiert pas de prise de décision et ne sera donc pas mis au vote.

  1. Approbation des comptes annuels et consolidés arrêtés au 31 décembre 2021.

Proposition de décision:Approbation.

  1. Approbation de l’affectation du résultat telle que proposée par le conseil d’administration, à savoir :
  • Affectation à la réserve légale : non applicable étant donné que l’exercice 2021 se clôture par une perte de l’exercice.
  • Distribution d’un dividende, conformément à la politique de la Société en matière de dividende. Dividende proposé : 0,19 EUR par action (soit approximativement 5.597.917,56€ au total) ;
  • Affectation aux autres réserves (à savoir, réserve pour actions propres) à concurrence d’un montant de 10.941.748,94 EUR ; et
  • Report du solde à l’exercice suivant, soit un bénéfice à reporter de 145.327.682,85 EUR.

Proposition de décision :Approbation.

  1. Approbation du rapport de rémunération relatif à l’exercice social clôturé le 31 décembre 2021.

Proposition de décision :Approbation.

  1. Décharge à chaque administrateur pour l’accomplissement de son mandat au cours de l’exercice social 2021.

Proposition de décision :Approbation.

  1. Décharge au commissaire pour l’accomplissement de son mandat au cours de l’exercice social 2021.

Proposition de décision :Approbation.

  1. Renouvellement du mandat de deux administrateurs, étant :
  • Mme. Prof. Hedvig Hricak, Administrateur Indépendant
  • Saint-Denis SA, représentée par son représentant permanent, M. Pierre Mottet, Administrateur Interne

Leur mandat est renouvelé pour un terme de trois ans, expirant à l’assemblée générale ordinaire qui sera convoquée en 2025. Leur mandat sera rémunéré conformément à la politique de rémunération de la Société.

Proposition de décisions :

  • Mme. Prof. Hedvig Hricak, Administrateur Indépendant

Approbation

  • Saint-Denis SA, représentée par son représentant permanent, M. Pierre Mottet, Administrateur Interne

Approbation

  1. Pouvoirs aux fins d’exécuter les décisions qui précèdent, en ce compris la rédaction, la signature et le dépôt de tout document auprès de toute autorité ou administration compétente

Proposition de décision :Approbation de l’octroi de tous pouvoirs à chaque administrateur ainsi qu’à M. Christian Matton, Mme Valérie Van Impe et Mme Sophie Allart, chacun avec pouvoir d’agir individuellement et de subdéléguer, aux fins de mettre en œuvre les décisions qui précèdent, en ce compris la rédaction, la signature et le dépôt de tout document auprès de toute autorité ou administration compétente (en ce compris les formalités de publication).

FORMALITÉS D’ADMISSION ET DE PARTICIPATION À L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ORDINAIRE D’IBA SA DU MERCREDI 8 JUIN 2022 À 10H00

1.             Deux conditions d’admission à l’AGO : enregistrement des actions (« record date » ou « date d’enregistrement ») et notification de participation

Seules les personnes qui remplissent les deux conditions reprises sous les points (A) et (B) ci-dessous auront le droit de participer à l’AGO, à savoir :

    1. L’enregistrement, par l’actionnaire, de ses actions en son nom (c’est-à-dire, la preuve qu’il est titulaire du nombre d'actions pour lesquelles il entend prendre part au vote), au plus tard le 14ème jour qui précède l’AGO, soit le mercredi 25 mai 2022 à minuit (la « Date d'Enregistrement »). Cet enregistrement se réalise comme suit:
      1. Pour les actions dématérialisées : l’enregistrement des actions dématérialisées sera constaté par leur inscription au nom de l’actionnaire à la Date d'Enregistrement dans les comptes d'un teneur de comptes agréé ou d'un organisme de liquidation. Les titulaires d’actions dématérialisées recevront, de la part du teneur de comptes agréé ou de l’organisme de liquidation, une attestation certifiant le nombre d’actions dématérialisées inscrites au nom de l’actionnaire à la Date d'Enregistrement. Ils sont invités à demander à leur institution financière de notifier directement à Euroclear Belgium, au plus tard à la Date d’Enregistrement, leur intention de prendre part au vote à l’AGO pour tel nombre d’actions.
      2. Pour les actions nominatives : l’enregistrement des actions nominatives sera constaté par leur inscription au nom de l’actionnaire à la Date d'Enregistrement dans le registre des actions nominatives de la Société.

et

    1. La notification, par l’actionnaire, de son intention de participer à l'AGO et du nombre d’actions pour lesquelles il entend prendre part au vote, au plus tard le 6ème jour qui précède l’AGO, soit le jeudi 2 juin 2022 à 16 heures.
      1. Pour les actions dématérialisées : cette notification et l’attestation d’enregistrement des actions (voir point (A)(i) ci-dessus) doivent être communiquées à Euroclear Belgium par e-mail (ebe.issuer@euroclear.com).
      2. Pour les actions nominatives : l’actionnaire doit notifier son intention de participer à l’AGO au département juridique d’IBA par email (shareholderrelations@iba-group.com). Les actionnaires qui renvoient leur formulaire de procuration ou formulaire de vote par correspondance sont dispensés de cette formalité.

2.             Inscription de points à l’ordre du jour de l’AGO

Un ou plusieurs actionnaires possédant ensemble au moins 3% du capital d’IBA peuvent demander l'inscription de sujets à traiter à l'ordre du jour de l’AGO, ainsi que déposer des propositions de décision concernant des sujets à traiter inscrits ou à inscrire à l'ordre du jour, moyennant le respect du prescrit de l'article 7:130 du Code des sociétés et des associations (le « CSA »).

Le ou les actionnaires qui exercent ce droit doivent, pour que leur demande soit prise en compte, satisfaire aux deux conditions suivantes :

    1. prouver qu'ils détiennent le pourcentage de détention requis (soit 3%) à la date de leur demande (soit par un certificat constatant l'inscription des actions correspondantes dans le registre des actions nominatives de la Société, soit par une attestation, établie par le teneur de comptes agréé ou l'organisme de liquidation, certifiant l'inscription en compte, à leur nom, du nombre d'actions dématérialisées correspondantes) ; et
    2. encore être actionnaire à hauteur de 3% du capital de la Société à la Date d’Enregistrement.

Ces demandes, accompagnées de la preuve de détention de la participation requise et, en fonction des cas, du texte des sujets à traiter et des propositions de décision connexes ou des propositions de décision concernant certains sujets déjà inscrits à l'ordre du jour, doivent parvenir au plus tard le 22ème jour qui précède l’AGO, soit le mardi 17 mai 2022, au département juridique d’IBA (shareholderrelations@iba-group.com). Ces demandes doivent indiquer l'adresse électronique à laquelle IBA transmettra l'accusé de réception de ces demandes dans le délai légal (qui est actuellement de 48 heures à compter de cette réception).

Le cas échéant, la Société publiera, conformément à l'article 7:130, §3, du CSA, un ordre du jour complété et un formulaire ad hoc de procuration mis à jour au plus tard le mardi 24 mai 2022.

Les procurations qui auraient été notifiés à la Société antérieurement à la publication d'un ordre du jour modifié conformément à l'article 7:130 du CSA resteront valables pour les points de l'ordre du jour que ces procurations couvrent. Toutefois, pour les sujets de l'ordre du jour qui feraient l'objet de nouvelles propositions de décision, le mandataire peut, en assemblée, s'écarter des éventuelles instructions données par son mandant si l'exécution de ces instructions risque de compromettre les intérêts de son mandant. Il doit en informer son mandant. La procuration indique à cet égard si le mandataire est autorisé à voter sur les nouveaux sujets à traiter inscrits à l'ordre du jour.

3.          Procurations

Chaque actionnaire peut voter par procuration avant l’AGO qui, pour rappel, sera tenue également par vidéo-conférence. Nous vous recommandons vivement d’utiliser ce moyen de vote afin de faciliter le dépouillement des votes.

Les procurations sont mises à disposition des actionnaires sur notre site internet (https://iba-worldwide.com/), sur la page Investor relations > Legal informations > Shareholders’ meetings.

Les procurations dûment complétées (pour chaque point à l’ordre du jour) et signées doivent parvenir à la Société (shareholderrelations@iba-group.com) au plus tard le 6ème jour qui précède l’AGO, soit le jeudi 2 juin 2022 à 16 heures.

Le mandataire unique des procurations est la société anonyme Saint-Denis, en sa qualité d’administrateur, Président du Conseil d’administration et de l’Assemblée générale.

L'actionnaire qui se fait représenter par procuration ne doit pas oublier d’enregistrer ses actions (voir point 1(A) ci-dessus).

4.          Questions des actionnaires en lien avec l’ordre du jour

Les administrateurs et le commissaire répondront aux éventuelles questions des actionnaires, conformément à l’article 7:139 du CSA, dans la mesure où ces questions portent sur les points de l'ordre du jour et où la communication de données ou de faits n'est pas de nature à porter préjudice aux intérêts stratégiques de la Société ou aux engagements de confidentialité souscrits par celle-ci, ses administrateurs ou son commissaire, et pour autant que les actionnaires auteurs des questions aient satisfait aux formalités d'admission à l’AGO détaillées au point 1(A) et (B) ci-dessus.

Ces questions devront être formulées par écrit et parvenir au département juridique de la Société (shareholderrelations@iba-group.com) au plus tard le 6ème jour qui précède l’AGO, soit le jeudi 2 juin 2022 à 16 heures.

5.          Documents mis à disposition

Tous les documents relatifs à l’AGO que la loi requiert de mettre à la disposition des actionnaires sont consultables sur notre site internet (https://iba-worldwide.com/), sur la page Investor relations > Legal informations > Shareholders’ meetings, à partir de ce vendredi 6 mai 2022.

6.          Actions et droits de vote en circulation

A la date de la présente convocation, le nombre total d'actions en circulation est de, le nombre total de droits de vote en circulation est de 38.339.545 et les actions ne sont pas divisées en classes au sens de l’article 7:155 du CSA.

7.          Modalités pratiques de participation à l’AGO tenue par vidéo-conférence

Pour assister à la vidéo-conférence, voici les modalités techniques d’enregistrement :

  • envoyez un email à shareholderrelations@iba-group.com en notifiant l’adresse email à laquelle vous souhaitez recevoir l’invitation à la vidéoconférence ;
  • vous recevrez ensuite un email d’invitation à la vidéoconférence à l’adresse email que vous aurez indiquée ;
  • vous devrez répondre au lien qui vous sera envoyé (préenregistrement obligatoire) ;
  • vous pourrez participer à la vidéoconférence au moyen du lien « Teams » qui vous sera ensuite envoyé par email à cette même adresse.

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Pièces jointes

  • IBA - General Meeting 20210609 - Remuneration Policy - EN
  • IBA - General Meeting 20210609 - Remuneration Policy - FR
  • IBA SA BNB 31.12.2021 BS-PL sign
  • IBA SA BNB 2021 Full V4 COMPLET
  • IBA - AGO 08.06.2022-Convocations - 20220503
  • IBA - AGO 08.06.2022-Formulaire vote par correspondance - 20220503
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